Sistem Informasi Akuntansi (Siklus Pengeluaran)

SIKLUS PENGELUARAN

Pendahuluan 

Dalam melakukan kegiatan sehari–hari, perusahaan memerlukan berbagai aktiva atau perangkat, barang atau supplies dan jasa yang berasal dari pihak atau perusahaan lain. Untuk memperoleh barang atau jasa dari pihak lain, perusahaan perlu memiliki siklus pengeluaran.

Di dalam siklus pengeluaran ini terdapat berbagai keputusan penting yang diambil oleh manajemen, misalnya adalah banyaknya unit barang yang harus dibeli, pemilihan pemasok yang baik, penentuan waktu pembayaran agar perusahaan mendapat potongan penjualan yang menguntungkan, dan penentuan waktu pembelian. Apabila manajemen salah dalam membuat keputusan –keputusan tersebut, perusahaan akan mudah mengalami kerugian karena siklus pengeluaran merupakan siklus yang mengharuskan perusahaan untuk mengeluarkan uang kas kepada pihak lain.

Siklus pengeluaran juga digunakan oleh perusahaan untuk menjaga hubungan baik dengan para pemasok, karena harga murah saja dan kualitas bagus saja tidak menjadi jaminan lancarnya kegiatan perusahaan, tetapi diperlukan juga hubungan baik dengan para pemasok, dengan adanya hubungan baik, perusahaan dapat membeli barang dengan lebih percaya pada kuliatas dan lebih yakin dengan kecukupan barang yang dibutuhkan perusahaan. Tanpa hubungan baik, bisa jadi perusahaan mendapat harga murah dan barangnya relatif baik, tapi mungkin tidak dapat dijamin kapan barang tersebut ada persediaannya.

Demikian juga dengan pembelian barang atau supplies,  perusahaan harus memperhitungkan ketersediaan barang di pemasok, harga beli dan biaya pembelian yang paling ekonomis serta waktu penyimpanan yang tidak terlalu lama sehingga barang tidak rusak. Hal ini juga harus ditangani dengan baik oleh siklus pengeluaran.

Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

a.       Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan

b.      Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar

c.       Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan

d.      Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar

e.       Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat

f.       Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha

g.      Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi

h.      Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :

a.       Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut

b.      Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang

c.       Memastikan validitas kewajiban pembayaran

d.      Menyiapkan pengeluaran kas

e.       Mengelola utang usaha

f.       Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum

g.      Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran

Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu sebagai berikut :

1.    Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa.

2.     Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

3.    Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli

4.    Aktivitas persetujuan faktur dari supplier

5.    Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

1.      Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa

Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengna menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.

Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier.

2.      Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Order. Dokumen ini berisi tentang permintaan atas barang dan jasa ke Supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah departemen pembelian barang mencari supplier dari beberapa supplier yang ada yang memiliki harga terendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan sistem pengiriman yang tepat, depertemen pembelian akan melakukan pemesanan dengan mengirimkan Purchase Order.    

Hal ini juga merupakan pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jas yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition.

3.      Aktivitas Penerimaan Barang dan Jasa

Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.

Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.

4.      Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier

Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya

5.      Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan

Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran

            Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu :

1.      Sistem Pembelian

2.      Sistem Pengeluaran Kas

3.      Sistem Pembayaran Gaji

1.      Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :

·         Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer

·         Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

·         Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

·         Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.

·         Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian ini terdiri atas :

a)      Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

b)      Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

c)      Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

d)     Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas

e)      Faktur Penjualan (Invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

Prosedur transaksi pembelian mencangkup (Flowchart yang terlampir) :

a.       Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian

b.      Bagian pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok

c.       Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok

d.      Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih

e.       Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok

f.       Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan

g.      Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian akuntansi

h.      Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

2.      Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah:

a.       Bukti kas keluar

b.      Cek

c.       Permintaan cek

Bagian yang terkait dalam sistem pengeluaran kas ini adalah :

a.       Bagian yang memerlukan pengeluaran kas

b.      Bagian kas

c.       Bagian akuntansi

d.      Bagian pemeriksaan intern

Prosedur dari sistem pengeluaran kas ini adalah (Flowchart terlampir) :

a.       Proses utang dagang mempelajari file utang dagang untuk jatuh tempo setiap item dan mengotorisasi proses pembayaran kas untuk melakukan pembayaran

b.      Proses pembayaran kas menyiapkan dan mendistribusikan cek ke pemasok. Salinan cek-cek tersebut dikembalikan ke utang dagang sebagai bukti bahwa lewajibannya dibayar dan akun utang dagangnya diperbaharui untuk memindahkan kewajiban tersebut

c.       Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun proses utang dagang mengirimkan rangkuman informasi ke buku besar informasi ini direkonsiliasi dan sdiposkan ke akun kontorl kas dan utang dagang.

3.   Sistem penggajian

Bagian yang terkait dalam system pengeluaran adalah :

a.       Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

b.      Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan

c.       Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah

d.      Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upa karyawan

e.       Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :

a.       Dokumen pendukungan perubahan gaji dan upah

b.      Kartu jam hadir

c.       Kartu jam kerja

d.      Daftar gaji dan daftar upah

e.       Rekap gaji dan rekap upah

f.       Surat pernyataan gaji dan upah

g.      Amplop gaji dan upah

h.      Bukti kas keluar

Prosedur dari sistem penggajian dan pengupahan (flowchart terlampir) :

a.       Pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mecatat waktu hadir karyawan, dapat menggunakan daftar hadir biasa atau menggunakan kartu hadir (clock card). Pencatatan waktu ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan memperoleh gaji penuh atau tidak, menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan meneriman gaji saja atau meneriman tunjangan lembur.

b.      Pencatatn waktu kerja

Prosedur ini biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pada pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian produksi untuk keperluan distribusi biaya, upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini akan dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langusng kepada produk yang diproduksi.

c.       Pembuatan daftar gaji dan upah

Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gai dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru. Kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.

d.      Distrubusi biaya gaji dan upah

Dalam prosedur ini distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok produk.

e.       Pembayaran gaji dan upah

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan bagian akuntansi dan bagian l=keuangan. Bagian akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada bagian keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian keuangan kemudian menuangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek dan upah.

Resiko dan Sistem Pengendalian Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran menghadapi resiko dan ancaman, baik secara potensial muncul dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. Risiko – risiko dan ancaman – ancaman tersebut harus dikurangi dan bila memungkinkan ditiadakan. Untuk menghindari resiko dan ancaman, harus diterapkan sistem pengendalian yang baik.

Pengendaliam umum yang harus diterapkan ke dalam sistem pengeluaran, adalah

·         Adanya rencana kerja, anggaran dan jadwal produksi yang dirancang bersama dan dikoordinasikan dengan pihak-pihak atau bagian-bagian terkait.

·         Adanya sistem pencatatan yang baik (sebaiknya menggunakan sistem komputer) dengan menerapkan berbagai teknologi yang mendukung, misalnya teknologi kode bar (barcode)

·         Adanya sistem otorisasi, sehingga setiap ada permintaan barang (atau juga jasa) harus disetujui oleh atasan nya

·         Penugasan karyawan yang cakap untuk mencatat dan menangani persediaan

·         Pemantauan kinerja karyawan oleh pimpinan, sehingga apabila ada masalah segera dapat diatasi bersama.

            Resiko, ancaman dan sistem pengendalian yang perlu diterapkan dalam berbagai prosedur yang ada pada siklus pengeluaran dapat dilihat pada tabel berikut :

Prosedur	Ancaman/Resiko	Pengendalian
Memesan Barang	1.      Ada yang meminta barang secara berlebihan atau ada yang tidak diperlukan	Susun rencana kerja dan  rencana kebutuhan barang, selenggarakan metode perpetual, persetujuan atasan untuk pengadaan barang
	2. Ada yang meminta barang secara berlebihan, atau ada yang meninta barang yang tidak di perlukan	Susun rencana kerja dan rencana kebutuhan barang: selenggarakan metode perpetual; persetujuan atasan untuk pengadaan barang.
	3. Pembelian dilakukan dengan harga yang terlalu mahal atau dinaikkan secara tidak sah	Untuk pembelian yang material, harus dilakukan oleh pejabat yang lebih tinggi atau bahkanPembelian hanya dilakukan kepada pemasok, PO harus disetujui oleh kepala bagian
	4. Barang yang dibeli berkualitas rendah	Lakukan pembelian di pemasok terdaftar, persetujuan terhadap PO, pemantauan kinerja pemasok, bentuk bagian penerima barang
	5.  Pembelian dilakukan kepada pemasok baru atau pemasok tak dikenal	Baut daftar pemasok, ada persetujuan atasan untuk setiap pembelian dengan jumlah tertentu, pengevaluasian kinerja pemasok
	6. Ada suap (bribery) atau komisi (kickback) dari pemasok kepada staf  bagian pembrlian	Minta daftar harga dan bandingkan dengan pemasok lain; pembelian dalam jumlah ekonomis (hitung dengan EOQ); adakan audit internal secara berkala.
	7. Fiie data tersedia di komputer tidak up-to-date dan dapat di buka oleh banyak orang	Tunjuk karyawan yang khusus bertugas mengawasi jaringan komputer; pemakaian komputer diberi hak terbaras hanyak dapat membaca data yang sesuai dengan bagian dan tugasnya; terapkan fasilitas kata sandi (password) untuk setiap penggunaan aplikasi persediaan
Menerima dan menyimpan barang	8. Menerimabarang yang tidak dipesan	Bagian penerimaan harus mencocokkan barang yaang di terima dengan P\O (atau tembusannya)
	9. Salah menghitung persediaan, terutama untuk barang yang banyak	Genakan teknologi untuk menghitung, misalnya kode bar dan alat pembacanya.
	10. Pencuri persediaan	Simpan di tempat penyimpanan (gudang) yang terkendali dan dijaga; membatasi akses terhadap persediaan permintaan harus tertulis dan diketahui atasan
Pembayaran tagihan	11. Tidak mengetahui kalau faktur tagihan mengandung kesalahan	Bagian untung harus memeriksa keabsahan dan kebenaran hitungan setiap tagihan yang diterima: faktur  tagihan harus dicocokan dengan P\O dan laporan penerima barang
	12. Pembayaran tidak diterima oleh pemasok	Hindari pembayaran dengan kas, tetapi gunakan transfer bank, cek, atau alat pembayran lain;
	13.Perusahaan tidak memperoleh potongan tunai	Terapkan metode penyimpanan faktur yang sistematis; karyawan harus dilatih dengan baik; terapkan komputerisasi penanganan utang dagang
	14. Menerima faktur tagihan lebih dari satu kali	Perusahaan harus memiliki catatan yang baik untuk semua faktur, baik yang sudah maupun yang belum dibayar; setiap faktur yang sudah dibayar harus dibatalkan (dengan diberi cap LUNAS dan di sertai dengan dokumen pendukung).