Sistem Informasi Akuntansi (Struktur Pengendalian Intern)

Struktur Pengendalian Intern

1.     Pendahuluan

Dan laporan tersebut yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusannya, baik untuk mengendalikann ataupun mengrahkan, dan biasanya yang mereka buat berbentuk meringkas kejadian yang paling terakhir terjadi dan kondisi perusahaan. Unit/satuan pengukurannya tidak hanya menggunakan rupiah (keuntungan yang diperoleh) tetapi satuan jam kerja (yang terpakai). Satuan berat, penggunaan karyawan (keterlibatan) atau ukuran yang lain yang diperlukan.

Suatu perusahaan yang telah berjalan tidak boleh tidak harus memonitor kegiatannya dan hasil yang dicapainya. Dimana manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang professional untuk memajukan atau meningkatkan hasil yang telah dicapainya. Pandangan dan sikap tersebut diatas dinyatakan dalam suatu kesibukan manajemen untuk selalu bisa melihat, meneliti, menganalisa dan mengambil keputusan atas laporan-laporan yang telah sampai ke attas meja mereka.

Disamping laporan keuangan berfungsi untuk mengendalikan dan mengarahkan, juga laporan mempunyai arti untuk menilai yaitu apakah:

1.      Kebijaksanaan perusahaan yang telah ditentukan sudah dijalankan atau belum.

2.      Apakah kondisi keuangan sehat.

3.      Apakah kegiatan penjualannya menguntungkan dan

4.      Bagaimana hubungan antara bagian/ devisi atau departemen berlangsung harmonis atau tidak.

2.     Pengertian Struktur Pengendalian Intern

Menurut (Mulyadi 2002), dari pengertian struktur pengendalian intern tersebut terdapat beberapa konsep berikut ini:

·         Bahwa struktur pengendalian intern merupakan proses untuk mrncapai tujuan tertentu.

·         Struktur pengendalian intern merupakan suatu rangkaian yang bersifat pervasive (merembes) dan menjadi bagian yang tidak terpisah

·         Struktur pengendalian intern dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain.

·         Struktur pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan dewan komisaris, entitas, bukan keyakinan mutlak.

·         Struktur pengendalian intern ditunjukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan pelaporan keungan kepatuhan dan operasi.

(Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik dalam Standar Pekerjaan lapangan kedua,2001), menyebutkan bahwa “Pemahaman memadai atas struktur pengendalian intern harus diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang akan dilakukan.”

(Ikatan AkuntanIndonesia, 2001) mendefinisikan pengertian struktur pengendalian intern sebagai:

Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:

1.      kehandalan pelaporan keuangan

2.      efektivitas dan efisiensi operasi

3.      kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pemeriksaan yang dilakukan secarra terus menerus dan penganalisaan laporan dan catatan-catatan itulah yang sering disebut pengendalian intern. Jadi hanya dengan pemeriksaan yang terusberkesinambungan dan menganalisa, setiap laporan dan catatan-catatan dan mendalami dari mana laporan didapat, maka manajemen dapat meletakan kepercayaan nya terhadap laporan yang diberikan padanya dan akan digunakan atau dipakai untuk mrngambil sebuah kebijakan.

Jadi pengertian struktur pengendalian intern adalah kebijakan dan procedure yang ditetapkan untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan usaha yang spesifik akan dapat dicapai.

Pengendalian intern meliputi struktur organisasi metode procedure yang di koordinasikan dan diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk mengambankan harta milik perusahaan. Mengecek ketelitian dan keadndalan data akuntansinya, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah di tetapkan sebelumnya.

Jadi dapat disimpulkan bahwa struktur pengendalian intern, memgang peranan penting dalam organisasi perusahaan, dimana dapat untuk merencanakan, mengkoordinasika, dan menguasai atau mengontrol dan mengevaluasi berbagai aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan.

Pengendalian intern mencakup kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan perusahaan dapat dicapai.

Konsep struktur pengendalian intern didasarkan atas tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai untuk menetapkan dan menyelenggarakan struktur pengendalian intern dan dikaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian.

Pentingnya pengendalian intern

Pengendalian intern menjadi penting berkaitan dengan:

a.       Lingkup dan ukuran entitas bisnis semakin komplek

Hal ini mengakibatkan manajemen harus mengendalkan laporan dan analisis yang banyak jumlahnya agar peranan pengendalian dapat berjalan efektif.

b.      Pemeriksaan dan penelaahan bahwa dalam sistem yang baik memberikan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kekeliruan dan ketidakberesan yang terjadi

c.       Pengendalian intern yang  baik akan mengurangi beban pelaksanaan auit sehingga dapat mengurangi biaya ataupun fee audit.

Oleh karena itu bagi manajemen mempertahankan terus adanya struktur pengendalian intern (SPI) termasuk struktur pelaporan yang baik adalah sangat tepat diperlukan agar dapat melepaskan, mengarahkan atau mendelegasikan wewenang dan tanggung jawabnya dengan tepat.

Struktur pengendalian intern satuan usaha terdiri dari tiga unsur:

1.      Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan pengaruh gabungan dari berbagai faktor dalam membentuk, memperkuat atau memperlemah efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu.
Faktor-faktor yang mempengaruhi tersebut adalah :

a.       Falsafah manajemen dan gaya operasinya

b.       Struktur organisasi satuan usaha

c.       Berfungsinya dewan komisaris, dan komite-komite yang dibentuk

d.      Metode pemberian wewenang dan tanggung jawab

e.       Metode pengendalian manajemen dalam membantu dan menindaklanjuti kinerja, termasuk audit intern.

f.       Kebijakan dan praktik personalia

g.       Berbagai factor ekstern yang mempengaruhi operasi dan praktik.

 Satuan usaha, seperti pemeriksaan yang dilakukan oleh badan legislative dan lembaga pemerintah. Lingkungan pengendalian mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran dan tindakan dari dewan komisaris, manajemen, pemilik dan pihak lain mengenai pentingnya pengendalian intern dan tekanannya pada satuan usaha yang bersangkutan.

2.      Sistem akuntansi

sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasikan, menghimpun, Menganalisa, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi satuan usaha dan untuk menyelenggarakan pertanggungjawaban aktiva dan kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi tersebut.
Sistem akuntansi yang efektif mempertimbangkan pembuatan metode dan catatan yaitu : Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sah.
Menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci sehingga memungkinkan pengelompokkan transaksi secara semestinya untuk pelaporan keuangan.

a.       Mengukur nilai transaksi dengan cara yang memungkinkan pencatatan nilai keuangan yang layak dalam laporan keuangan.

b.      Menentukan periode terjadinya transaksi untuk memungkinkan pencatatan nilai keuangan yang layak dalam laporan keuangan.

c.       Menyajikan dengan semestinya transaksi dan pengungkapannya dalam laporan keuangan.

3.      Prosedur pengendalian

Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan
dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Prosedur pengendalian mempunyai beberapa tujuan dan diterapkan pada berbagai tingkatan organisasi dan pembrosesan data. Prosedur pengendalian dapat diintegrasikan dalam komponen tertentu lingkungan pengendalian dan system akuntansi. Secara umum prosedur pengendalian dapat dikelompokkan ke dalam prosedur, yaitu :

a.       Otorisasi yang semestinya atas transaksi dan kegiatan.

b.      Pemisahan tugas yang mengurangi kesempatan yang memungkingkan seseorang dalam posisi yang dapat melakukan dan sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidakberesan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari. Oleh sebab itu, tanggung jawab untuk memberikan otorisasi transaksi, mencatat transaksi, dan menyimpan aktiva perlu dipisahkan di tangan karyawan yang berbeda.

c.       Perancang dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu pencatatan secara semestinya transaksi dan peristiwa, misalnya dengan memantau penggunaan dokumen pengiriman barang yang bernomor urut tercetak.

d.      Pengamanan yang cukup atas akses dan penggunaan aktiva perusahaan dan catatan, misalnya penetapan fasilitas yang dilindungi dan otorisasi untuk akses ke program dan arsip data komputer.

e.       Pengecekan secara independen atas pelaksanaan dan penilaian yang semestinya atas jumlah yang dicatat, misalnya pengecekan atas pekerjaan klerikal, rekonsiliasi, pembandingan aktiva yang ada dengan pertanggungjawaban yang tercatat, pengawasan dengan menggunakan program komputer, penelaahan oleh manajemen atas laporan yang mengikhtisarkan rincian akan (misalnya saldo piutang yang dirinci menurut umur piutang) dan penelaahan oleh pemakai atas laporan yang dihasilkan oleh komputer.

Jika struktur pengendalian intern suatu satuan usaha lemah, maka kemungkinan terjadinya kesalahan, ketidak  akuratan ataupun kecurangan dalam perusahaan sangat besar.

            Ada 3 konsep dasar yang berkenaan dengan struktur pengendalian internal

·         Tanggung Jawab Manajemen

Tanggung jawab manajemen meliputi pengawasam struktur pengendalian internal yang sedang berjalan dan jika perlu memodifikasinya.

·         Kewajaran

Manajemen bukan mencari tingkat absolute/mutlak tetapi mencari tingkat yang wajar. Hal ini digunakan untuk memastikan bahwa sasaran dari struktur pengendalian dapat dicapai.

·         Keterbatasan

Struktur pengendalian internal mempunyai keterbatasan, keterbatasan tersebut adalah:

a.       Factor manusia yang melakukan fungsi prosedur pengendalian

b.      Pengendalian tak mengarah pada seluruh transaksi. Maksudnya pengendalian tidak dapat diterapkan pada transaksi yang non rutin, seperti kejadian biiasa dan bonus.

Ada 3 konsep dasar yang berkaitan dengan struktur pengendalian intern. Konsep dasar tersebut meliputi:

1.    Pertanggungjawaban Manajemen

Manajemen bertanggung jawab untuk menetapkan dan mempertahankan struktur pengendalian intern. Pengendalian-pengendalian khusus yang harus termasuk pada tiga elemen struktur pengendalian intern untuk suatu perusahaan tergantung pada besar kecilnya entitas; karakteristik organisasi dan kepemilikan; sifat kegiatan usahanya; keanekaragaman dan kompleksitas operasinya; metode pemrosesan

2.    Kewajaran atau Keyakinan Rasional yang Memadai

Manajemen bukan mencari tingkat absolut atau mutlak kualitas struktur pengendalian intern manajemen mencari tingkat yang ”wajar”. Hal ini digunakan untuk memastikan bahwa sasaran struktur pengendalian intern dapat tercapai. Ada dua alasan penggunaan kata ”wajar” dan bukan tingkat absolut. Kedua alasan tersebut adalah:

a)         Kriteria biaya-manfaat merupakan suatu titik kritis bagi manajemen dalam setiap pengambilan keputusan ekonomi.

b)        Realisasi bahwa pengendalian tidak mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap efisiensi dna profitabilitas perusahaan.

3.    Keterbatasan Bawaan

Struktur pengendalian intern mempunyai keterbatasan bawaan yang melekat pada struktur pengendalian intern tersebut. Keterbatasan bawaan tersebut diakibatkan antara lain oleh:

a)         Faktor manusia yang melakukan fungsi prosedur pengendalian. Keterbatasan ini hanya dapat diminumkan, tidak dapat dihilangkan sama sekali oleh orang dari dalam maupun dari luar yang independen. Sebaik-baiknya sistem bagaimanapun, akan dapat dikalahkan oleh kolusi.

b)        Pengendalian tidak dapat mengarah pada seluruh transaksi. Pengendalian tidak dapat diterapkan pada transaksi yang bersifat tidak rutin, seperti kejadian luar biasa, bonus, dan lain sebaginya.

Secara umum, Pengendalian Intern merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu.

Sedangkan Sistem Pengendalian Intern merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan yang lainnya.

Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern didifinisikan sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi) dan management secara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan yang secara umum dibagi kedalam tiga kategori, yaitu :

a)      Keefektifan dan efisiensi operasional perusahaan

b)      Pelaporan Keuangan yang handal

c)      Kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan

Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :

1.             Direksi dan manajemen mendapat pemahan akan arah pencapain tujuan perusahaan, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan.

2.             Laporan Kuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim.

3.             Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah ditaati dan dipatuhi dengan semestinya.

Ø  Sruktur pengendalian intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu :

1)      Lingkungan Pengendalian

Merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain yang secara umum dapat memberikan acuan disiplin. Meliputi : Integritas, Nilai Etika, Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya operasional, cara manajemen di dalam mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan personil, serta, arahan yang diberikan oleh dewan direksi.

Kunci lingkungan pengendalian adalah:

·         Integritas dan Etika

·         Komitmen terhadap Kompetensi

·         Struktur Organisasi

·         Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab

·         Praktik dan Kebijakan Sumber Daya Manusia yang Baik

2)      Penilaian Resiko

Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.

Langkah-langkah dalam penaksiran risiko adalah sebagai berikut:

·         Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi risiko

·         Menaksir risiko yang berpengaruh cukup signifikan

·         Menentukan tindakan yang dilakukan untuk me-manage risiko

3)      Aktivitas Pengendalian

Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan.

Aktivitas pengendalian meliputi:

·         Pemisahan fungsi/tugas/wewenang yang cukup

·         Otorisasi traksaksi dan aktivitas lainnya yang sesuai

·         Pendokumentasiaan dan pencatatan yang cukup

·         Pengendalian secara fisik terhadap aset dan catatan

·         Evaluasi secara independen atas kinerja

·         Pengendalian terhadap pemrosesan informasi

·         Pembatasan akses terhadap sumberdaya dan catatan

4)      Informasi dan Komunikasi

Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem informasi merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktifitas, dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.

5)      Pengawasan

Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti aktifitas umum manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern hendaknya dilaporkan ke atas.

Dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi, hal ini meliputi :

·         Mengevaluasi temuan-temuan, reviu, rekomendasi audit secara tepat.

·         Menentukan tindakan yang tepat untuk menanggapi temuan dan rekomendasi dari audit dan reviu.

·         Menyelesaikan dalam waktu yang telah ditentukan tindakan yang digunakan untuk menindaklanjuti rekomendasi yang menjadi perhatian manajemen.

Kelima komponen ini terkait satu dengan yang lainnya, sehingga dapat memberikan kinerja sistem yang terintegrasi yang dapat merespon perubahan kondisi secara dinamis. Sistem Pengendalian Internal terjalin dengan aktifitas opersional perusahaan, dana akan lebih efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan, untuk kemudian menjadi bagian yang paling esensial dari perusahaan (organisasi).

Tujuan Struktur Pengendalian Intern

Berdasarkan definisi struktur pengendalian intern yang telah diuraikan sebelumnya, maka menurut Ikatan Akuntan Indonesia, tujuan struktur pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam mencapai tiga golongan tujuan, yaitu:

1.     keandalan laporan keuangan

2.     kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

3.     efektivitas dan efisiensi operasi

Aktivitas Pengendalian

Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :

·                     Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai

·                     Pemisahan tugas

·                     Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai

·                     Penjagaan aset dan catatan yang memadai

·                     Pemeriksaan independen atas kinerja

·                     Aktivitas pengendalian dapat berupa:

3.      ANCAMAN TERHADAP SIA

Keamanan merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan dalam pengoperasian sistem informasi, yang dimaksudkan untuk mencegah ancaman terhadap sistem serta untuk mendeteksi dan membetulkan akibat segala kerusakan sistem.

Ancaman terhadap sistem informasi dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu ancaman aktif dan ancaman pasif.

a. Ancaman aktif, mencakup:

1.      kecurangan

2.      kejahatan terhadap komputer

b. Ancaman pasif, mencakup:

1.      kegagalan sistem

2.      kesalahan manusia

3.      bencana alam

Pencurian data kerap kali dilakukan oleh “orang dalam” untuk dijual. Salah satu kasus terjadi pada Encyclopedia Britanica Company (bodnar dan Hopwood, 1993). Perusahaan ini menuduh seorang pegawainya menjual daftar nasabah ke sebuah pengiklan direct mail seharga $3 juta.

Sabotase dapat dilakukan dengan berbagai cara. Istilah umum untuk menyatakan tindakan masuk kedalam suatu sistem komputer tanpa otorisasi, yaitu hacking. Pada masa kerusuhan rahun 1998, banyak situs Web badan-badan pemerintah di Indonesia diacak-acak oleh para cracker.

4.        KLASIFIKASI PENGENDALIAN INTERN

1)      Menurut tujuannya. Pengendalian dikelompokan menjadi tiga, yaitu:

a.         Pengendalian preventif dimaksudkan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut benar-benar terjadi.

b.         Pengendalian detektif untuk menemukan masalah segera setelah masalah tersebut terjadi.

c.         Pengendalian korektif dimaksudkan untuk memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian detektif

2)      Menurut waktu pelaksanaannya, dibagi dalam dua kelompok yaitu:

a.       Pengendalian umpan balik (feedback control) adalah pengendalian yang termasuk dalam kelompok pengendalian preventif karena jenis pengawasan ini memonitor proses dan input untuk memprediksi masalah yang akan terjadi (potential problem).

b.      Pengendalian dini (feedforward control) pengendalian yang masuk dalam kelompok pengendalian detektif, karena jenis pengawasan ini mengukur sebuah proses dan menyesuaikannya apabila terjadi penyimpangan dari rencana semual.

3)      Menurut objek yang dikendalikan, maka dikelompokkan menjadi dua, yaitu:

a.       Pengawasan umum (general control) adalah pengawasan yang dirancang untuk menjamin bahwa lingkungan pengawasan oragnisasi mantap dan dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas pengawasan aplikasi.

b.      Pengawasan aplikasi (application control) adalah pengawsan ayng digunakan untuk mencegah, mendeteksi, dan membetulkan kesalahan transaksi saat trnsaksi tersebut diproses.

4)      Menurut tempat implementasi dalam siklus pengolahan data, dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

a.       Pengawasan input dirancang untuk menjamin bahwa hanya data yang sah (valid), akurat, dan diotorisasi saja yang dimasukkan dalam proses.

b.      Pengawsan proses dirancang untuk menjamin bahwa semua transaksi diproses secara akurat dan lengkap, dan semua file dan record di-update secara tepat.

c.       Pengawasan output dirancang untuk menjamin bahwa keluaran sistem diawasi dengan semestinya.

5.      PENGENDALIAN CBIS

CBIS atau Computer Base Information System mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi, meskipun secara teoritis, penerapan sebuah sistem informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya, namun pada prakteknya dengan data dan kebutuhan informasi yang begitu kompleks maka peran teknologi komputer begitu dibutuhkan, peran komputer inilah yang dikenal dengan istilah “computer based” karena digunakan untuk mengolah informasi dalam sebuah sistem maka disebut “Computer Base Information System” atau sistem informasi berbasis komputer.

CBIS ini diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, sehingga tujuan organisasi (user) dapat tercapai secara effisien dan efektif dengan hasil yang maksimal dalam proses yang optimal dan 5 (lima) hal pokok yang merupakan manfaat dari Sistem Informasi dalam pengendalian Manajemen Organisasi adalah :

·           Penghematan waktu (time saving)

·           Penghematan biaya (cost saving)

·           Peningkatan efektifitas (effectiveness)

·           Pengembangan teknologi (technology development)

·           Pengembangan personil akuntansi (accounting staff development)

Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sub sistem dari CBIS adalah :

1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Office Automation)
5. Sistem Pakar

Penjelasan :

1.      SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Sistem ini merupakan sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.

Ø  Tugas Utama Sistem Informasi Akutansi

·         Pengumpulan data : setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

·         Manipulasi data :  tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi. Manipulasi data meliputi :

1.      Classification : identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap catatan transaksi.

2.      Sorting : penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lainnya.

3.      Calculating : operasi aritmatika dan logika yang dilakukan pada elemen data.

4.      Summarizing : penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata dan lain-lain.

·         Penyimpanan data : data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.

·         Menyediakan dokumen : SIA menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu :

1.      Tindakan yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu

2.      Waktu yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.

Ø  Karakteristik Sistem Informasi Akutansi

·         Melaksanakan tugas yang diperlukan

·         Berpegang pada prosedur yang relatif standar

·         Menangani data yang rinci

·         Berfokus pada historis

·         Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal

Ø  Peran Sistem Informasi Akutansi Dalam CBIS

·         SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar

·         SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah

2.      SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) memproses berbagai transaksi non-keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi. Bagaimana pun juga sistem informasi manajemen di laksanakan dengan kerja bersama. Dengan mendukung semua ide dari masing-masing grup yang melakukan kerja di lapangan dan bagaimana kita memberikan semangat yang tinggi buat karyawan.

Sistem informasi manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. 

Ø  Tujuan Umum

• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen
• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan

Ø  Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas :

• Perencanaan : formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
• Pengendalian : perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
• Pengambilan Keputusan : proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

3.      SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DECISION SUPPORT SYSTEM)

Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.

Ø  Keputusan terbagi menjadi :

·         Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.

·         Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.

Ø  Empat tahap dalam pengambilan keputusan, yaitu :

·         Kegiatan Intelejen yaitu mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.

·         Kegiatan Merancang, yaitu menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.

·         Kegiatan Memilih yaitu memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.

·         Kegiatan Review yaitu menilai pilihan-pilihan yang lalu.

Ø  Jenis Decision Support System

·         Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X.

·         Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari suatu file, misalnya laporan persediaan.

·         Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi.

·         Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak berbagai keputusan. Misalnya perubahan harga produk dan implikasinya terhadap keuntungan.

·         Jenis kelima memungkinkan manajer menerima usulan keputusan, misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari sebuah model matematika.

·         Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan, misalnya komputer yang memutuskan besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal Di Houston dll.

Tiga DSS pertama cukup dengan menggunakan database query, sedangkan tiga terakhir harus menyertakan model matematika

Ø  Tujuan Decision Support System

·         Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan masalah semi terstruktur.

·         Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.

·         Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya.

4.      AUTOMASI KANTOR (OFFICIAL AUTOMATION)

Official automation, kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang – orang di dalam maupun diluar perusahaan. 

Ø  Pengguna Official automation dibagi menjadi empat kategori yaitu :

·         Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.

·         Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.

·         Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

·         Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.

Ø  Tujuan Official Automation 

·         Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja

·         Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer

·         melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat

Ø  Aplikasi Official Automation :

·         Word Processing

·         E-Mail

·         Voice Mail

·         Electronic Calendaring

·         Audio Conferencing

·         Video Conferencing

·         Computer Conferencing

·         Facsimile

·         Videotex

·         Imaging

·         Desktop Publishing

5.      SISTEM PAKAR (EXPERT SYSTEM)

Sistem pakar (expert system) adalah sistem informasi yang berisi dengan pengetahuan dari pakar sehingga dapat digunakan untuk konsultasi. Pengetahuan dari pakar di dalam sistem ini digunakan sebagi dasar oleh Sistem Pakar untuk menjawab pertanyaan (konsultasi). 

Kepakaran (expertise) adalah pengetahuan yang ekstensif dan spesifik yang diperoleh melalui rangkaian pelatihan, membaca, dan pengalaman. Pengetahuan membuat pakar dapat mengambil keputusan secara lebih baik dan lebih cepat daripada non-pakar dalam memecahkan problem yang kompleks. Kepakaran mempunyai sifat berjenjang, pakar top memiliki pengetahuan lebih banyak daripada pakar yunior. Tujuan Sistem Pakar adalah untuk mentransfer kepakaran dari seorang pakar ke komputer, kemudian ke orang lain (yang bukan pakar).

Sistem pakar adalah suatu program komputer yang mengandung pengetahuan dari satu atau lebih pakar manusia mengenai suatu bidang spesifik. Jenis program ini pertama kali dikembangkan oleh periset kecerdasan buatan pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dan diterapkan secara komersial selama 1980-an. Bentuk umum sistem pakar adalah suatu program yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis informasi (biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut. Tergantung dari desainnya, sistem pakar juga mampu merekomendasikan suatu rangkaian tindakan pengguna untuk dapat menerapkan koreksi. Sistem ini memanfaatkan kapabilitas penalaran untuk mencapai suatu simpulan.

Ø  Karakteristik Sistem Pakar

·         Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman

·         Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru

·         Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur)

·         Memecahkan masalah dengan penalaran

·         Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah